El registro o inscripción de una persona o usuario es el primer requisito para inscribir una institución privada. Una vez completada la ficha de datos personales, incluida contraseña y correo electrónico, si lo tiene, se debe ingresar al sitio con el RUT y contraseña personales, para luego acceder a la opción “Instituciones”, “Inscribir Institución privada”. Allí se accede a la ficha de “Institución”, la que una vez completada asegura la inscripción de la institución en el Registro Único.

a) Versión 2 o actual. Cuando una persona inscribe a una institución privada, queda automáticamente asociada a ésta como “Administrador de institución”, por ende, puede actuar sobre ella ya sea para modificar datos o para realizar cualquier operación relacionada con su institución.

b) Versión 1 o sistema antiguo. Si necesita asociar a una persona con una institución inscrita en el sistema anterior, se tiene dos alternativas: la Migración de Contraseña directa o vía solicitud al Administrador de Sistema.

La migración de contraseña puede realizarla quien posea la clave de institución que entregaba el sistema antiguo. Para ello, por última vez, podrá ingresar al sitio con el RUT de la institución como usuario más la contraseña anterior. En esa etapa el sistema permitirá digitar el RUT del representante legal de la institución -si éste se ha inscrito previamente llenando su ficha de datos personales- y, al proceder, quedará asociado a la organización como “Administrador de institución”. Si no ha llenado la ficha personal deberá hacerlo llenando el formulario, al que podrá acceder desde la misma pantalla donde dice “Inscribirse en este Sitio”.

Cuando no es factible hacer la migración de contraseña directamente, pues no se posee la contraseña antigua, la asociación persona-institución debe solicitarse a través de la opción de “Contacto”, disponible en la página de inicio del portal. Allí debe requerirse que se asocie a la institución (nombre de la institución y RUT), con la persona (nombre y RUT) inscrita. Una vez realizada esta operación podrá acceder al sitio con el RUT y clave personal como administrador de institución.

Ficha de Institución. Todo cambio que se quiera realizar a los datos de la institución deben hacerse modificando la “Ficha de Institución”. A ésta pueden acceder los administradores de institución, para lo cual deben ingresar a su sesión, pinchar “Instituciones”, “Mis Instituciones” y seleccionar el RUT de la organización. Se desplegará la ficha donde debe seleccionar “Cargos”. Para agregar nuevas personas a la directiva debe digitar el RUT de cada una de ellas, seleccionar el cargo y activar “Agregar”. Si la persona está previamente inscrita, el sistema lo reconocerá inmediatamente, sino, le dará la posibilidad de hacerlo desplegando la “Ficha de Datos Personales”, la que una vez completada tendrá que elegir “Agregar”. Posteriormente, se debe descartar del registro a las personas salientes, seleccionando esos nombres de la lista y activando “Eliminar”.

No le corresponde al municipio entregar certificados de inscripción en el Registro Único. Cada organización puede obtener directamente su certificado en la página, teniendo el privilegio de Administrador de Institución sobre dicha institución. Para ello, debe ingresar a su sesión, seleccionar “Instituciones”, “Mis Instituciones” y pinchar el botón “Imprimir Certificado”.

Las instituciones receptoras deben estar inscritas en dos registros antes de postular fondos públicos: (i) el registro interno municipal y (ii) el registro electrónico www.registros19862.cl. La Ley señala a este respecto que deben estar inscritos en el Registro Único todas aquellas entidades susceptibles de recibir fondos públicos, por tanto toda institución que postule a fondos del Gobierno Central o de los municipios tiene la obligación de estar registrado en ambos registros al momento de solicitar el beneficio (artículo 6 y 7 de la ley 19862).

El portal no reconoce claves de instituciones sino claves de personas, las que son creadas por el propio usuario al momento de la inscripción. Si una misma persona es representante legal de más de una organización tendrá acceso a cada una de ellas a través de su sesión personal o sea ingresando con su RUT de usuario y su contraseña personal. Podrá por tanto tener en su sesión dos instituciones a su cargo, así mismo más de una persona podrá acceder a una institución si ambas están relacionadas a la misma y tienen privilegios sobre ella.

Dicha opción fue ideada para permitir reflejar la diferencia que se producía en una transferencia que luego del proceso de rendición de gastos, se debían restituir el total o parte de los fondos entregados. Si bien todas las transferencias deben rendirse en la práctica, para efectos del portal corresponde reflejar este ítem sólo en aquellas transferencias en que existe una diferencia entre lo declarado y lo realmente utilizado.

La Ley 19.862 sólo contempla la entrega de fondos públicos a entidades con personalidad jurídica, las personas naturales no hacen parte de esta ley.

Sí se puede entregar una subvención y luego informarla por el portal. En la Circular Nº84 de la SUBDERE, de octubre de 2003, se da plazo para poner al día las transferencias a más tardar hasta los 10 días corridos del mes siguiente de realizada la transferencia.

La Contraloría General de la República definió que las instituciones receptoras de fondos públicos deben estar inscritas en los registros internos de cada una de las instituciones a las que postule, por tanto debe incorporarse al registro de la institución a la que está solicitando los fondos, por lo que no deberían solicitarle la inscripción en el registro interno municipal. Sólo la inscripción en el registro electrónico www.registros19862.cl debe realizarse una sola vez por institución.

No se informa que tipo o calidad de funcionario debe asumir esta responsabilidad. Según la Circular Nº 84 del 27 de octubre de 2003, de la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo (SUBDERE),sólo se indica que el Alcalde debe designar al Titular y Suplente, los que serán responsables del Registro en la municipalidad y remitir dicha información por Oficio a la SUBDERE. Cabe señalar que dicha designación debe ser actualizada cada vez que los Titulares o suplentes sean reemplazados.

No se deben inscribir las transferencias a ministerios u otros organismos del Estado. El espíritu de la ley persigue la consignación de aquellas transferencias que realiza el Fisco a otras instituciones constituidas como personas jurídicas. Los ministerios y los servicios centralizados no poseen personalidad jurídica propia y como servicios "centralizados" forman parte del Fisco. Es por esto que la municipalidad debe inscribir sólo aquellas transferencias realizadas a instituciones privadas con personalidad jurídica o en su defecto a los servicios del Estado siempre que estos sean descentralizados.

El municipio no debe registrar la transferencia cuando “no asigna" los recursos. Debe tenerse en cuenta que el origen de estos fondos radica en un programa externo a la municipalidad, por lo que ésta sólo "entrega el cheque" sin participar en su asignación y tampoco son fondos contenidos en el presupuesto municipal.

El municipio sí debe registrar la transferencia cuando un ministerio o servicio público asigna los fondos a la municipalidad, en este caso el Donante ministerial debe declarar la transferencia al municipio y cuando éste a su vez los asigna a otra organización debe registrar dicha transferencia, ya que estos recursos pasan a formar parte de su propio presupuesto.

No deben declararse cuando los servicios referidos se administran a través de departamentos de la misma municipalidad, pues quedan contenidos en la misma entidad.

Sí deben declararse cuando son administrados por corporaciones, pues son organizaciones con RUT y personalidad jurídica propia distinta del municipio.

Las donaciones nacionales o internacionales que no persiguen beneficios tributarios no tienen la obligación de ser declaradas en el portal y su donante tampoco tiene el deber de registrarse en el mismo. La Ley Nº19.862 señala que deben declararse aquellas donaciones afectas a beneficios tributarios, es decir aquellas con derecho a crédito fiscal reguladas por las leyes de Donaciones: Nº18.985 con Fines Culturales, Nº18.681 a Universidades e Institutos Profesionales, Nº19.247 con Fines Educacionales y Nº19.712 con Fines Deportivos.

La Ley contempla dos tipos de registros: el registro único electrónico del portal www.registros19862.cl y un registro interno, ambos son obligatorios. Este último es muy importante pues permite a la institución donante verificar la veracidad de la información ingresada en el portal.

El Registro interno debe ser de tipo papel (archivo), pero puede complementarse con un sistema electrónico accesorio, siempre y cuando no sustituya los registros obligatorios.